Wij surfen veelvuldig over het Internet om bij te blijven met de trends en ontwikkelingen in fotografie en wat er verder (al of niet zijdelings) speelt in onze zakelijke interessegebieden. Zo kreeg ik een paar dagen geleden een idee, toen ik ‘s nachts tegen half twee de hond uitliet na een lange bruidsreportage…
Tijdens het uitlaten van onze hond liep ik na te denken over een aantal recentelijk gefotografeerde bruiloften, waarbij er een strakke tijdsplanning was. Ik bedacht me toen dat dit op het bruidspaar een ontzettende druk moet hebben gelegd tijdens alle voorbereidingen: overleg met elkaar, met wederzijdse ouders, de ceremoniemeester enz. En ik realiseerde me dat dit met alle mensen (ouders, ceremoniemeester, gasten etc.) in veel gevallen erg bewerkelijk moet zijn geweest, ook op technisch gebied.
Met mijn IT-achtergrond dacht ik: “Dat moet gemakkelijker kunnen. We leven in een wereld waarin de meeste dingen reeds zijn bedacht of gemaakt. Dus er moet best zoiets bestaan als een online wedding planner tool…” (vergeef me mijn Engels). En dus ging ik zoeken…
En ik vond… Ik vond een paar leuke hulpmiddelen voor het plannen, regelen en communiceren van een bruiloft en alles wat daarbij komt kijken. Deze wil ik hier graag met jullie delen, zodat jullie er je voordeel mee kunnen doen.
Google Docs “Wedding templates”
Google Docs (en Spreadsheets, Documenten, Mail en nog meer) is een gratis dienst van Google. De meeste mensen kennen wel Gmail.com, maar weten (nog) niet dat Google je bij je account een boel extra GRATIS diensten levert…
Zo krijg je bij Google GRATIS online alternatieven voor:
- een tekstverwerker
- een spreadsheet editor
- een presentatie tool
- een agenda
- een adresboek
- een eigen website (bij ‘Google Apps’, zie volgende hoofdstuk)
Google Apps
Via een domeinnnaam-registratie-dienst (mooi woord voor ‘Scrabble’) kunnen jullie je eigen domeinnaam registreren (bijv. ‘JanenMarieGaanTrouwen.nl’) en deze domeinnaam GRATIS ‘doorlinken’ naar Google (ter info: het registreren van jullie eigen .nl-domeinnaam kost gemiddeld zo’n € 10,- per jaar). Hoe dit werkt, kun je nalezen op de pagina’s van Google Apps. Om ermee te beginnen klik je daar gewoon op de “Aan de slag”-knop.
Je hoeft niet per se zover te gaan als je eigen domeinnaam te reserveren en bij Google onder te brengen, alleen mis je dan de mogelijkheid voor een GRATIS website (en nog een paar kleinigheden). Voor de rest van mijn verhaal heb je dus niet per definitie je eigen domeinnaam nodig en kunnen jullie volgens mij toch veel efficiënter en effectiever jullie trouwdag plannen.
Gmail-account is minimum vereiste
Wat jij en je aanstaande minimaal nodig hebben, is ieder een eigen Gmail-account, evenals alle mensen met wie jullie willen gaan samenwerken.
De “wedding templates”
Ervan uitgaande dat je ofwel: 1) een Gmail-account hebt aangemaakt, of 2) je een domeinnaam hebt gereserveerd en deze hebt gekoppeld aan Google Apps, surf je naar: http://www.google.com/google-d-s/wedding/ en kijk je eerst eens rustig rond…
Daar vind je maar liefst 30 GRATIS templates die zijn samengesteld door een Amerikaanse weddingplanner, genaamd “Style me Pretty”. Deze templates zijn voor het structureren van de planning voor jullie bruiloft op de meest uiteenlopende aspecten:
- Trouwalbum – een online trouwalbum, waar jullie je trouwfoto’s in kunnen tonen (bij ons krijg je een GRATIS online trouwalbum en een Video-DVD met een spetterende bruidsreportage, maar als jullie besluiten een andere trouwfotograaf in te huren, kan dit wel van pas komen)
- Trouw budget spreadsheet – voor het bewaken van je kosten/budget. Hierin wordt werkelijk aan vrijwel alles gedacht.
- Gastenlijst – voor het bijhouden van gasten, hun bevestigingen (of ze aanwezig zullen zijn), cadeaus enz.
- Adreslijst – het kan heel tijdrovend zijn om de postadressen van alle genodigden te verzamelen. Deze spreadsheet stelt je in staat om een linkje naar de e-mailadressen van de genodigden te sturen, waarop zij zelf kunnen aangeven of ze komen, in combinatie met al hun gegevens (inclusief eventuele dieet-restricties enz.).
- Trouwdagplanning – een spreadsheet voor het plannen van jullie trouwdag.
- To-do lijst – die je met je aanstaande kunt delen om zo een overzicht te houden op wat er nog door wie moet worden gedaan en voor welke datum.
- Volledige wedding planner spreadsheet – waarin alle bovenstaande functionaliteit is samengevoegd in een aantal tabbladen.
- Tafelschikking – voor het maken van de verdeling van de gasten voor het diner, over de tafels (wie zit waar?).
- Playlist – maak een overzicht (evt. voor de DJ) van de door jullie gewenste muziek.
- Menukaart – bespaar geld en maak zelf jullie eigen menukaart
- Trouwfotograaf – maak een korte, bondige en overzichtelijke lijst van alle aanbiedingen die jullie van diverse trouwfotografen krijgen voor het maken van jullie trouwreportage.
- Trouwlocatie – voor het maken van een lijst van alle trouwlocaties om er díe ene trouwlocatie uit te selecteren.
- Uitnodigingen/briefpapier – voor het maken van de diverse “documenten”, zoals: uitnodigingen, antwoordkaartjes, bedankt-kaarten, naamkaartjes (voor de tafelschikking) enz.
- Cadeaus – maak een overzicht van de cadeaus voor de ceremoniemeester, de bruidsmeisjes/-jonkers, getuigen etc.
- Geloften – schrijf samen met je aanstaande je geloften voor elkaar en druk ze af voor de huwelijksvoltrekking.
- Hotels – in het geval je hotelkamers boekt voor de gasten, dan kun je hiermee een overzicht bijhouden. Vergeet ook niet de bruidssuite te boeken!!
- Bloemist – je hebt de kleuren voor jullie bruiloft gekozen, dus dan kun je op zoek naar de gewenste bloemist.
- Trouwjurk – voor het maken van een overzicht van de diverse bruidsboutiques en de door hen afgegeven aanbiedingen voor je trouwjurk en eventueel de jurken voor de bruidsmeisjes.
- Visagiste/kapster – voor het maken van een overzicht van de diverse visagistes/kapsters.
- Bruidstaart – voor het maken van een overzicht van de diverse leveranciers van bruidstaarten en de gerelateerde kosten.
- Entertainment/DJ – voor het maken van een overzicht van de diverse DJ’s/bands die je voor jullie bruiloft zou kunnen inhuren en wat je krijgt voor de door hen aangeboden prijs.
- Cateraars – voor het maken van een overzicht van de diverse cateraars en hun aanbiedingen, om zo de gewenste cateraar te kunnen selecteren voor jullie trouwdag
- Videograaf – deze spreadsheet helpt met het vergelijken van de diverse videografen. Er staan ook tips in van een professionele videograaf.
Ik zeg niet dat je ze allemaal moet gebruiken, maar zoals ik het kan overzien is aan werkelijk alles gedacht. Het komt misschien wat erg Amerikaans over, dus mijn advies is: “Pak die dingen eruit, die je kunt gebruiken en gebruik die ook volledig… Vergeet simpelweg de rest!”. En mocht je de Engelse taal niet zo machtig zijn, deel dan jullie gewenste spreadsheets/documenten met iemand die ze voor jullie kan vertalen.
Gerelateerde artikelen:
- Groepsfoto’s op je bruiloft
- Beschikbaarheid trouwfotografen online
- Foto’s voorbereiding bruiloft
- Trouwfotograaf 2011 tijdig boeken!
- 53 trouwreportages in 2010
- Bijzondere trouwdatum / trouwdag in 2011
- Timeless Wedding Planners en Consultants: Promotievideo Debora en Randy (17 juli 2010)
- Wel of geen kennismakingsgesprek met je trouwfotograaf?
- Trouwreportage vóór de huwelijksvoltrekking
Tags: bruidsfotograaf, bruidsreportage, huwelijk, planning, trouwdag, trouwfotograaf, trouwreportage
